ANCI Risponde – Il protocollo informatico
DOMANDA:
Si chiede una interpretazione sul contenuto della “segnatura di protocollo”.
1) posizione della software house: il formato della segnatura è quello indicato all’art. 9 … e non precisa che sono dati minimali (come invece nella normativa precedente);
2) posizione dell’ente: questo formato di segnatura, rispettando il formato di cui all’art. 9 …, complica la lettura da parte del cittadino che si trova “solo” con una serie di codici, tra i quali il prot.; chiediamo, ovviamente nel rispetto della norma, se è possibile inserire nome dell’ente e prot. n. (com’era prima del DPCM del 2013) e come verificato nella segnatura di tante pubbliche amministrazioni.
RISPOSTA:
Innanzitutto occorre ricordare in via generale che la segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. La segnatura consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Il DPCM 3 dicembre 2013 dettante Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 – interviene, tra l’altro, sul formato della segnatura di protocollo con l’art. 9, il cui dispositivo espressamente prevede:
- Le informazioni apposte o associate ai documenti informatici, registrati nel registro di protocollo, negli altri registri di cui all’art. 53, comma 5, del testo unico, nei repertori e negli archivi, nonché negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti con le modalità descritte nel manuale di gestione, mediante l’operazione di segnatura di cui all’art. 55 del testo unico che ne garantisce l’identificazione univoca e certa, sono espresse nel seguente formato:
- a) codice identificativo dell’amministrazione;
- b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;
- c) codice identificativo del registro;
- d) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni di cui all’art. 20, comma 2;
- e) progressivo di protocollo secondo il formato specificato all’art. 57 del testo unico.
La sopravvenuta disposizione normativa in disamina, se pure riportandosi alla disciplina dell’art. 57 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445, regola dettagliatamente e puntualmente il formato della segnatura di protocollo.
Ciascun ente locale, fermo restando la propria competenza all’approvazione (come alla modifica e/o integrazione) del Manuale di Gestione del Protocollo, dovrà rispettare le prescrizioni dettagliate dal dispositivo normativo sopra ricordato.
Quanto sopra non esclude che ciascun ente locale, nell’ambito delle proprie prerogative, possa integrare la segnatura con l’apposizione di ulteriori elementi (come quelli ipotizzati dal quesito, come per esempio la denominazione dell’amministrazione procedente ed il numero di protocollo, ecc.) nell’intento di facilitare l’utenza locale e non, che accede al servizio di registrazione di protocollo.
Per gli effetti, le modifiche e/o integrazioni di che trattasi, oltre che richiedere una apposita integrazione del vigente Manuale di Gestione del Protocollo, dovranno essere oggetto di eventuale (laddove si rendesse necessario sulla base del contratto in essere) rinegoziazione, anche economica, del rapporto contrattuale con la società esterna, chiamata a gestire il relativo software gestionale, questa ultima a sua volta obbligata ad effettuare le necessarie modifiche e/o integrazioni tecniche dello stesso software.
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