La dichiarazione del segretario di assenza di documenti soddisfa la richiesta in senso negativo di accesso agli atti

La documentazione richiamata in una delibera di giunta comunale è stata oggetto di richiesta di accesso agli atti, ma la risposta del segretario della mancanza del documento in atti è sufficiente quale risposta negativa all’ostensione. Con queste indicazioni il TAR della Campania (sentenza n.4937/2023) ha rigettato il ricorso di un cittadino per mancata ostensione del documento richiesto da lui impropriamente qualificato quale silenzio rigetto.

La vicenda

A seguito della pubblicazione, in ritardo di un anno, all’albo pretorio di una deliberazione di giunta comunale che richiamava una planimetria quale allegato alla medesima, un cittadino avendone l’interesse richiedeva copia della medesima. Non avendo avuto soddisfazione nella richiesta, ha presentato ricorso al Tribunale amministrativo di primo grado, dolendosi del silenzio rigetto della propria istanza di ostensione, rimarcando il proprio interesse ostensivo sia quale accesso civico sia documentale ai fini della propria difesa in giudizio avverso l’atto approvato dall’organo esecutivo, chiedendo al giudice adito di condannare l’ente locale all’ostensione della planimetria richiesta. L’ente non si è costituito in giudizio.

Il rigetto del ricorso

Dalla documentazione depositata emergeva come, il segretario comunale nel dare riscontro alla richiesta di accesso agli atti del ricorrente, avesse solamente errato nell’inviare la risposta alla PEC del destinatario, essendo provata la registrazione a protocollo della risposta fornita al ricorrente. Nella risposta il segretario ha evidenziato che, la citata planimetria, ad esito delle ricerche effettuate, non risulta presente agli atti del suo ufficio e “neppure nella documentazione contenuta nel fascicolo istruttorio reperito agli atti della giunta afferente la deliberazione in argomento” e che “anche le precedenti deliberazioni a disposizione dell’Ufficio recanti analogo oggetto. Con successiva nota, inoltre, il segretario comunale ha invitato il responsabile di rintracciare la citata planimetria procedendo alla riapprovazione in giunta comunale con relativo deposito dell’allegato.

Il rigetto del ricorso

Secondo i giudici amministrativi nel caso di specie il ricorso deve essere rigettato per cessata materia del contendere, alla luce della risposta fornita all’interessato dal segretario comunale, avendo invitato l’ufficio competente a “completare la documentazione istruttoria indicata in delibera prima di adottare un qualsiasi atto conseguente all’indirizzo in esame, fornendo espressa indicazione a che, qualora si debba dar corso alla pubblicazione dell’avviso in argomento, la stessa debba essere necessariamente preceduta dalla riapprovazione in giunta comunale dell’avviso completo dell’allegato “A” contenente la invocata planimetria, al fine di garantire il pieno esercizio dei diritti di informazione dei cittadini consociati”.
Nel caso di specie, pertanto, quale principio logico prima ancora che giuridico che in tanto può prodursi copia di
un determinato atto in quanto questo sia esistente e nella disponibilità del soggetto cui è richiesta la copia. Al cospetto di una dichiarazione espressa dell’Amministrazione di inesistenza di un determinato atto non vi sono, infatti, margini per il giudice per ordinare l’accesso, che può riguardare solo documenti già formati e in possesso dell’amministrazione, non potendosi imporre all’Amministrazione in sede di accesso agli atti un inammissibile sforzo di produzione ed elaborazione documentale (tra le altre: Cons. di Stato, sent. n. 374 del 2022). In altri termini, nel caso di specie, l’interesse ostensivo del ricorrente deve ritenersi comunque soddisfatto anche se “in negativo” con conseguente dichiarazione della cessata la materia del contendere.