Le regole ed i profili di responsabilità nella liquidazione delle spese (parte prima)

PREMESSE

La liquidazione della spesa è una delle fasi del procedimento (amministrativo-contabile) di erogazione delle spese, che inizia, di norma, con l’atto amministrativo con il quale viene assunta la “prenotazione d’impegno” (ex art. 192 del Tuel, D. Lgs. 18 agosto 2000, n. 267) e termina, se non vi sono peculiarità gestionali, con il pagamento della somma di denaro al terzo beneficiario da parte del tesoriere dell’Ente (ex art. 185 del Tuel, D. Lgs. 18 agosto 2000, n. 267).
Fermo restando l’obbligo delle prenotazioni d’impegno nei casi previsti dalla legge, le fasi di erogazione delle spese sono:
– l’impegno di spesa, art. 183 del Tuel, D. Lgs. 18/8/2000, n. 267;
– la liquidazione delle spese, art. 184 del Tuel, D. Lgs. 18/8/2000, n. 267;
– l’ordinazione ed il pagamento, art. 185 del Tuel, D. Lgs. 18/8/2000, n. 267.
Tutte le fasi di erogazione delle spese sono disciplinate dalla legge, dai principi contabili e dai regolamenti dell’Ente, in modo specifico dal regolamento di contabilità.
Tutto ciò avviene nell’ampio, propedeutico e altrettanto vincolante processo della programmazione di bilancio, nel senso che i procedimenti di spesa attuano le scelte di programmazione nell’ambito delle c.d. “autorizzazioni di bilancio” e soggiacciono ai limiti degli stanziamenti di bilancio secondo le regole della “copertura finanziaria”.
Nella fase di liquidazione assume rilievo anche il bilancio preventivo di cassa, che deve indicare stanziamenti idonei per poter permettere l’effettuazione dei pagamenti.

LE REGOLE GENERALI

Ciò premesso, la liquidazione di una spesa consiste nella determinazione della somma certa e liquida, da pagare nei limiti dell’ammontare dell’impegno definitivo assunto e sulla base di idonei titoli atti a comprovare il diritto acquisito del creditore (ad esempio, la fattura o la nota spese).
L’art. 184 – Liquidazione della spesa – del Tuel, D. Lgs. 18/8/2000, n. 267, recita testualmente:
“1. La liquidazione costituisce la successiva fase del procedimento di spesa attraverso la quale, in base ai documenti ed ai titoli atti a comprovare il diritto acquisito del creditore, si determina la somma certa e liquida da pagare nei limiti dell’ammontare dell’impegno definitivo assunto.
2. La liquidazione compete all’ufficio che ha dato esecuzione al provvedimento di spesa ed è disposta sulla base della documentazione necessaria a comprovare il diritto del creditore, a seguito del riscontro operato sulla regolarità della fornitura o della prestazione e sulla rispondenza della stessa ai requisiti quantitativi e qualitativi, ai termini ed alle condizioni pattuite.
3. L’atto di liquidazione, sottoscritto dal responsabile del servizio proponente, con tutti i relativi documenti giustificativi ed i riferimenti contabili è trasmesso al servizio finanziario per i conseguenti adempimenti.
4. Il servizio finanziario effettua, secondo i principi e le procedure della contabilità pubblica, i controlli e riscontri amministrativi, contabili e fiscali sugli atti di liquidazione.”
I commi 2, 3 e 4 del citato art. 184, entrano nei dettagli individuando due tipologie di attività (la c.d. liquidazione tecnica e la c.d. liquidazione contabile) e, conseguentemente, due figure distinte di responsabili.
Il punto 6.1 del Principio contabile applicato concernente la contabilità finanziaria, Allegato n. 4/2 al D. Lgs. 23/6/11, n. 118, precisa a riguardo:
“6.1 La liquidazione costituisce la fase del procedimento di spesa con la quale, in base ai documenti ed ai titoli atti a comprovare il diritto del creditore, si determina la somma da pagare nei limiti dell’ammontare dell’impegno definitivo assunto.
La liquidazione è registrata contabilmente quando l’obbligazione diviene effettivamente esigibile, a seguito della verifica della completezza della documentazione prodotta e della idoneità della stessa a comprovare il diritto di credito del creditore, corrispondente ad una spesa che è stata legittimamente posta a carico del bilancio e regolarmente impegnata. Per registrazione contabile si intende qualsiasi forma di evidenza contabile che consente di identificare le spese liquidate, distinguendole da quelle non liquidate..”.

LA LIQUIDAZIONE TECNICA

Il provvedimento di liquidazione può essere suddiviso in due procedimenti distinti: la liquidazione tecnica e la liquidazione contabile che, a loro volta fanno riferimento a soggetti responsabili nolmalmente differenti; l’ufficio che da esecuzione al procedimento di spesa e l’ufficio finanziario che provvede al pagamento.
Vi può essere comunque coincidenza se l’oggetto della spesa è inerente alle attività ragionieristiche (ad esempio, i pagamenti delle rate di ammortamento dei mutui passivi).
“La liquidazione [tecnica] compete all’ufficio che ha dato esecuzione al provvedimento di spesa” (art. 184, comma 2, del Tuel).
“L’atto di liquidazione [tecnica], sottoscritto dal responsabile del servizio proponente, con tutti i relativi documenti giustificativi ed i riferimenti contabili è trasmesso al servizio finanziario per i conseguenti adempimenti” (art. 184, comma 3, del Tuel);
N.B. Il precedente Principio contabile n. 2. Gestione nel sistema del bilancio, punto 81, dell’Osservatorio per la finanza e la contabilità degli enti locali, di cui all’art.154 del Tuel, D. Lgs. 18 agosto 2000, n. 267, approvato il 18 novembre 2008, diversamente dall’attuale Principio contabile applicato concernente la contabilità finanziaria, Allegato n. 4/2 al D. Lgs. 23/6/11, n. 118, indicava in maniera più precisa e puntuale, che la competenza ad eseguire la liquidazione della spesa e ad adottare i relativi atti è attribuita “esclusivamente” al responsabile del servizio che ha dato esecuzione al provvedimento di spesa, con ciò distinguendo meglio le specifiche responsabilità che fanno capo alla liquidazione tecnica rispetto a quella contabile.
Nell’atto di liquidazione tecnica, il responsabile del servizio proponente:
– riscontra la regolarità della fornitura o della prestazione eseguita, in riferimento all’ordine precedentemente effettuato e sotto i profili quantitativi e qualitativi;
– verifica la completezza della documentazione prodotta e della idoneità della stessa a comprovare il diritto del creditore ed in particolare, se i documenti di spesa prodotti dal fornitore/terzo sono conformi alla legge;
– controlla se l’obbligazione è esigibile, in quanto non sospesa da termine o condizione.
– determina la somma certa da pagare, nei limiti dell’impegno precedentemente assunto;
– predispone l’atto di liquidazione, lo sottoscrive e allega la documentazione necessaria a comprovare il diritto del creditore;
– inserisce nell’atto di liquidazione i riferimenti contabili dell’impegno precedentemente assunto.
N.B. il precedente Principio contabile n. 2. Gestione nel sistema del bilancio, punto 81, dell’Osservatorio di cui all’art.154 del Tuel, D. Lgs. 18 agosto 2000, n. 267, approvato il 18 novembre 2008, prevedeva, al punto 81, in capo al responsabile del servizio competente anche la verifica dei documenti di natura fiscale, con ciò evidenziando che il medesimo responsabile del servizio è tenuto alla correttezza formale e sostanziale dei propri atti anche in riferimento alle norme di natura finanziaria e contabile; al responsabile del servizio finanziario spetta invece il controllo come espressamente indicato nel comma 4 dell’art. 184 del Tuel.
Il Principio contabile applicato concernente la contabilità finanziaria, Allegato n. 4/2 al D. Lgs. 23/6/11, n. 118, al punto 5, riprende la medesima impostazione, pur nell’ambito delle novità introdotte dal D. Lgs. 118/11: ” In particolare, deve essere verificato che:
a) i documenti di spesa prodotti siano conformi alla legge, comprese quelle di natura fiscale, formalmente e sostanzialmente corretti;
b) le prestazioni eseguite o le forniture di cui si è preso carico rispondano ai requisiti quantitativi e qualitativi, ai termini e alle altre condizioni pattuite;
c) l’obbligazione sia esigibile, in quanto non sospesa da termine o condizione.”.
Spetta, inoltre, al responsabile del servizio competente trasmette l’atto di liquidazione al servizio finanziario con tutti i documenti giustificativi della spesa, al fine dell’emissione del mandato di pagamento (comma 4 dell’art. 184 del Tuel).