Obbligo dell’ente locale di regolamentare le spese di rappresentanza

A seguito di verifica del prospetto delle spese di rappresentanza di un ente locale i giudici contabili hanno rilevato che la partecipazione ad un meeting internazionale oggetto di finanziamento nell’ambito del progetto europeo, non avrebbero dovuto essere inserite. Infatti, in relazione all’ambito oggettivo di applicazione del limite posto dal d.l. 78/2010 alle spese di rappresentanza, i magistrati contabili hanno precisato che “dal computo delle spese per relazioni pubbliche, convegni, mostre, pubblicità e di rappresentanza, al fine del rispetto del limite di cui all’art. 6 comma 8 d.l. n. 78/2010, devono essere escluse quelle coperte mediante finanziamenti trasferiti da altri soggetti, pubblici o privati” (ex multis Corte dei conti, Sezione regionale di controllo per il Piemonte, deliberazione n.40/2011). La Corte dei conti, Sezione regionale di controllo per la Campania, con deliberazione 3 aprile 2019 n.77, ha invitato l’ente ad adottare uno specifico regolamento per la disciplina delle spese di rappresentanza.

La necessità di una regolamentazione

Il Collegio contabile, a fronte dell’errore di imputazione della spesa da parte dell’ente, ha precisato la necessità che lo stesso si doti di un apposito regolamento o atto a valenza regolamentare equipollente, adottato in attuazione dell’articolo 7 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, che disciplini i casi nei quali è consentito il sostenimento, da parte dell’amministrazione comunale, delle spese di rappresentanza al fine di rispondere ai principi di sana gestione finanziaria.

Rileva, infatti, il Collegio contabile come la disciplina generale ed astratta degli aspetti di rilievo delle spese di rappresentanza (definizione di spesa di rappresentanza, l’enucleazione delle tipologie ritenute ammissibili, l’individuazione dei soggetti competenti a sostenerle, modalità di imputazione contabile ….), che in quanto non necessarie, sono da considerarsi come recessive rispetto ad altre voci di spesa pubblica, conferisce alle relative procedure la necessaria trasparenza e conoscibilità a garanzia della corretta spendita del danaro pubblico in modo che  sia sottratta a contingenti scelte degli organi di governo. Il Regolamento delle spese di rappresentanza, nel garantire la trasparenza, imparzialità, efficacia ed economicità della gestione delle spese di rappresentanza, costituisce, infatti, attuazione del principio di buon andamento della pubblica amministrazione sancito dall’articolo 97 della Costituzione ed  ha lo scopo di: a) garantire il contenimento della spesa pubblica; b) uniformare la gestione al rispetto della normativa vigente e dei principi elaborati dalla giurisprudenza contabile; c) semplificare le procedure amministrative e contabili dell’attività propedeutica e consequenziale alle spese di rappresentanza.

La tipologia di spesa

In merito alle spese che rientrano in tale tipologia, la giurisprudenza contabile ha osservato che la nozione di spesa di rappresentanza si configura quale voce di costo essenzialmente finalizzata ad accrescere il prestigio e la reputazione della singola pubblica amministrazione verso l’esterno. Le relative spese devono assolvere il preciso scopo di consentire all’ente locale di intrattenere rapporti istituzionali e di manifestarsi all’esterno in modo confacente ai propri fini pubblici. Dette spese devono dunque rivestire il carattere dell’inerenza, nel senso che devono essere strettamente connesse con il fine di mantenere o accrescere il ruolo, il decoro e il prestigio dell’ente medesimo, nonché possedere il crisma dell’ufficialità, nel senso che esse finanziano manifestazioni della pubblica amministrazione idonee ad attrarre l’attenzione di ambienti qualificati o dei cittadini amministrati al fine di ricavare i vantaggi correlati alla conoscenza dell’attività amministrativa. L’attività di rappresentanza ricorre in ogni manifestazione ufficiale attraverso gli organi muniti, per legge o per statuto, del potere di spendita del nome della pubblica amministrazione di riferimento. La violazione dei criteri finalistici testé indicati conduce all’illegittimità della spesa sostenuta dall’ente per finalità che fuoriescono dalla rappresentanza. Sotto il profilo gestionale, l’economicità e l’efficienza dell’azione della pubblica amministrazione impongono il carattere della sobrietà e della congruità della spesa di rappresentanza sia rispetto al singolo evento finanziato, sia rispetto alle dimensioni e ai vincoli di bilancio dell’ente locale che le sostiene. La violazione dei criteri che presiedono alla sana gestione finanziaria comporta il venir meno dei requisiti di razionalità ed economicità cui l’attività amministrativa deve sempre tendere ai sensi dell’art. 97 Cost.

Le spese escluse

In tale ambito, è stato chiarito come non rientrano nelle spese di rappresentanza, potendo essere foriere di danno erariale qualora sostenute, le seguenti spese:

1. a) gli atti di mera liberalità;
2. b) le spese di ospitalità effettuate in occasione di visite di soggetti in veste informale o non ufficiale;
3. c) l’acquisto di generi di conforto in occasione di riunioni della Giunta o del Consiglio Comunale; d) omaggi, pranzi o rinfreschi offerti ad Amministratori o dipendenti;
4. d) ospitalità e/o pasti a favore di fornitori dell’ente o di soggetti legati all’ente da rapporti di tipo professionale o commerciale (affidatari di incarichi, consulenze, collaborazioni, ecc.);
5. e) spese connesse con l’attività politica volte a promuovere l’immagine degli amministratori e non l’attività o i servizi offerti alla cittadinanza.

La gestione delle spese di rappresentanza

Da un punto di vista della gestione amministrativo contabile è da precisare che lo stanziamento per spese di rappresentanza viene annualmente determinato dal Consiglio Comunale in sede di approvazione del Bilancio di previsione ed assegnato al responsabile o ai responsabili individuate; che le spese di rappresentanza sono impegnate dal responsabile del Servizio competente mediante apposita determinazione, indicante, per ogni singola spesa, le circostanze e le ragioni di interesse pubblico che hanno indotto a sostenerla e le persone che beneficiano della stessa; che le spese stesse sono liquidate, previa presentazione di regolari fatture o ricevute fiscali, debitamente vistate dal Responsabile o dall’Amministratore che le ha disposte, a pena di inammissibilità.